Van gerichte pilot naar organisatiebrede AI-adoptie
De vraag achter het traject
Medio 2025 was Aan de Stegge Twello al actief bezig met AI. Er werd geëxperimenteerd met verschillende technieken en oplossingen, met een duidelijke ambitie om slimmer en toekomstgerichter te werken. In deze fase kwamen zij in contact met Ellow. Samen is toen bewust gekozen voor Microsoft 365 Copilot als fundament voor veilig en praktisch werken met AI. Het doel was helder. Medewerkers sneller toegang geven tot informatie binnen het DMS, verantwoord omgaan met AI binnen de Microsoft omgeving en het werkgeluk vergroten. Niet alleen door repetitieve taken te verminderen, maar juist door medewerkers te ondersteunen met professionele tooling die echt impact maakt in het dagelijks werk. We zijn gestart met een pilotgroep en hebben dit traject stap voor stap uitgerold naar een bedrijfsbrede inzet van Microsoft 365 Copilot voor alle circa 200 gebruikers.
De uitdaging
Voordat Microsoft 365 Copilot veilig en effectief ingezet kon worden, moest eerst de basis op orde zijn. De technische inrichting was daar nog niet volledig op voorbereid. Richtlijnen en spelregels voor het gebruik van AI ontbraken en er was geen duidelijk AI beleid waarin governance en kaders waren vastgelegd. Zonder deze randvoorwaarden is het niet verstandig om AI breed beschikbaar te maken binnen de organisatie.
Daarnaast bestaat Aan de Stegge Twello uit een zeer diverse groep medewerkers. Met uiteenlopende functies, verschillende niveaus van digitale vaardigheid en werk dat vaak afwijkt van het klassieke kantoorbeeld.
Aanpak van Ellow
Ellow is gestart met het op orde brengen van de basis. Samen met de IT afdeling is gekeken naar de techniek, de Microsoft 365 inrichting en de randvoorwaarden voor veilig werken met AI. Parallel daaraan is geholpen bij het opstellen van duidelijke richtlijnen, spelregels en een praktisch AI beleid zodat voor iedereen helder was wat wel en niet kan.
Vervolgens zijn we met een pilotgroep de inhoud ingedoken. We hebben opgehaald welke taken dagelijks terugkomen, waar veel tijd in gaat zitten en waar herhaling zit. Deze input vormde de basis voor de trainingen. Geen algemene uitleg over AI, maar herkenbare situaties uit het dagelijks werk zoals offertes vergelijken, inkooplijsten controleren en vergaderingen notuleren.
AI was voor ons geen experiment, maar een structurele keuze. Door Microsoft 365 Copilot centraal te positioneren en eerst beleid, techniek en adoptie op orde te brengen, hebben we AI praktisch, veilig en organisatiebreed inzetbaar gemaakt. Ellow hielp ons om van losse initiatieven naar gecontroleerde impact te gaan.
Hoe het traject eruitzag
Technische voorbereiding en AI-beleid
De Microsoft 365-omgeving op orde: toegangsrechten, beveiligingsinstellingen, cloudopslag. En een intern AI-beleid zodat medewerkers weten wat ze wel en niet mogen doen met AI.
Inventarisatie bij de pilotgroep
We brachten in kaart wat de pilotdeelnemers dagelijks doen. Welke taken kosten de meeste tijd? Die antwoorden bepaalden de inhoud van het vervolg.
Training en begeleiding
Trainingen op locatie, per groep, met oefeningen uit de eigen werkpraktijk. Van AI-basis tot verdieping per applicatie en prompting sessies. De hele pilot door beschikbaar via Teams.
Evaluatie en besluit
Na de pilot werden de resultaten gemeten. De tijdsbesparing en tevredenheid gaven voldoende vertrouwen om door te schalen naar de hele organisatie.
Uitrol naar de hele organisatie
Alle medewerkers van Aan de Stegge Twello, BFM Beheer en Continental Carparks zijn Copilot-enabled. Gebruik en beleid is uitgerold over de gehele organisatie.
Doorlopende opvolging
Check-ins, verdiepingen, specifieke use cases en beleid aanscherpen waar nodig. Op naar een hogere adoptie graad, efficientie en werkgeluk!
De resultaten
Al na twee maanden was het verschil zichtbaar. Medewerkers bespaarden dagelijks tijd, gebruikten Copilot structureel en gaven aan meer ruimte te hebben voor het werk dat er echt toe doet.
Klaar om aan de slag te gaan met Copilot?
Ellow helpt je van de eerste verkenning tot dagelijks gebruik. Op een manier die past bij jouw organisatie en jouw mensen.