Hoe Royal Cosun use cases vertaalt naar Microsoft AI oplossingen
Royal Cosun is een internationale agrarische coöperatie die zich richt zich op het maximaal verwaarden van gewassen. Vanuit de gewassen ontwikkelen zij voedingsmiddelen, ingrediënten en circulaire oplossingen. Met ruim 4.600 medewerkers en 22 productielocaties in 6 landen is Cosun een organisatie waar communicatie, kennisdeling en consistentie op grote schaal samenkomen.
De vraag vanuit Cosun
Binnen Corporate Communicatie & Public Affairs werkte Royal Cosun al actief met Microsoft Copilot. De eerste ervaringen waren er, maar de volgende stap was om Microsoft AI slimmer en consistenter in te zetten in de dagelijkse communicatieprocessen. Niet als losse hulp bij een tekst of samenvatting, maar als praktische ondersteuning bij werkzaamheden die steeds terugkomen.
Samen met Ellow is daarom gekeken waar AI echt waarde kon toevoegen. Welke processen kosten veel tijd? Waar zit herhaling? Welke informatie is al beschikbaar, maar wordt nog niet optimaal benut? Vanuit die vragen ontstond een traject waarin de werkpraktijk van het team centraal stond en Microsoft AI werd vertaald naar concrete oplossingen binnen de Microsoft omgeving.
De uitdaging
Binnen het communicatieteam lagen veel kansen om AI slimmer in te zetten, maar de vraag was vooral waar je dan begint. De werkzaamheden waren divers, de informatie stond op verschillende plekken en veel processen bestonden uit terugkerende stappen zoals input verzamelen, teksten maken, feedback verwerken en content geschikt maken voor verschillende doelgroepen en kanalen. Daardoor zat de uitdaging niet alleen in het gebruik van Copilot, maar vooral in het aanbrengen van structuur. Welke werkzaamheden kosten echt tijd? Welke processen zijn geschikt om te standaardiseren? En waar kan AI helpen zonder dat het werk onnodig technisch of ingewikkeld wordt?
Aanpak van Ellow
Ellow heeft het traject aangepakt volgens een vaste inventarisatiemethodiek. We startten met inspiratie en praktische voorbeelden van wat AI en Microsoft 365 Copilot kunnen betekenen in het dagelijkse werk. Daarna begeleidden we medewerkers stap voor stap bij het structureren en uitwerken van hun eigen werkzaamheden en relevante use cases. Daarbij brachten we scherp in kaart wat zij precies doen, waar processen tijd kosten, welke knelpunten terugkomen en waar gerichte verbetering mogelijk is. Deze gestructureerde aanpak leverde waardevolle input op, waarmee Ellow concreet aan de slag kon met oplossingen die aansluiten op de praktijk van de organisatie.
Samen met Ellow hebben we onze belangrijkste communicatie- en public affairs-processen geanalyseerd en vertaald naar concrete AI-toepassingen binnen Microsoft Copilot. Dat heeft geleid tot nieuwe mogelijkheden voor contentcreatie voor verschillende doelgroepen en de ontwikkeling van een Public Affairs Agent. AI helpt ons niet alleen om efficiënter te werken, maar ook om kennis beter te benutten en communicatie consistenter te maken. De pragmatische aanpak en expertise van het Ellow-team hebben daarbij veel waarde toegevoegd.
Hoe het traject eruitzag
Inspiratie over AI in de praktijk
We startten met een sessie op locatie waarin het team werd meegenomen in wat AI en Microsoft 365 Copilot praktisch kunnen betekenen voor communicatieprocessen.
Vertaling naar het dagelijkse werk
Daarna maakten medewerkers zelf de vertaalslag naar hun eigen werkzaamheden. Welke taken kosten veel tijd, waar zit herhaling en welke processen zouden zij slimmer ingericht willen zien?
Gestructureerde use case inventarisatie
Alle input is opgehaald via een vast format. Zo brachten we per use case scherp in beeld waar het proces begint, welke stappen nodig zijn, waar tijd verloren gaat en wat het gewenste resultaat is.
Analyse en clustering
De opgehaalde use cases zijn geanalyseerd en teruggebracht naar duidelijke hoofdthema’s. Hierdoor ontstond overzicht in de grootste kansen en de onderwerpen die als eerste aandacht verdienden.
Vertaling naar AI oplossingen
Vervolgens vertaalde Ellow de opgehaalde werksituaties naar praktische AI mogelijkheden binnen de Microsoft omgeving, met focus op haalbaarheid, adoptie en directe toepasbaarheid.
Configuratie en toepassing
We hielpen met het activeren en configureren van relevante mogelijkheden, het intensiever gebruiken van Copilot, het toepassen van eigen data en het standaardiseren van werkwijzen.
Inrichting van AI agents
Als volgende stap is een AI agent ingericht om communicatieprocessen consistenter, minder foutgevoelig en beter herhaalbaar te maken voor het team.
De resultaten
Het traject gaf Cosun vooral grip op waar AI in de praktijk waarde kan toevoegen. Door eerst de dagelijkse werkzaamheden scherp in kaart te brengen, ontstond een duidelijke basis om van losse ideeën naar concrete toepassingen te gaan. De uitkomst: meer inzicht, meer focus en praktische oplossingen die aansluiten op het werk van het team.
Klaar voor de volgende stap met AI?
Ben jij net als Royal Cosun klaar AI gericht in te zetten? We gaan graag aan de slag met concrete use cases uit jouw praktijk.